“En daarmee grijpt ineens alles ineen….”

Voor een advocatenkantoor heeft iedere casus, ieder dossier een interessant en gratis bijproduct: informatie en ervaring die van nut kan zijn als er een maand of een jaar later een klant komt met een soortgelijke kwestie. Neem de stukken van de afgesloten zaak erbij en er is kans dat daar brieven of overeenkomsten bij zitten die, met een paar aanpassingen, klaar zijn voor hergebruik. Misschien zijn er verwijzingen naar jurisprudentie die ook van toepassing zijn op de nieuw binnengekomen zaak. Een goed archief zorgt helpt dus om zaken lekker snel en efficiënt af te werken. Dat scheelt veel tijd! Oh… wacht even… probleem! Want als die gearchiveerde stukken zo nuttig zijn en zoveel tijd besparen, vallen er minder uren te factureren. En komt er dus minder geld binnen. Welke advocaat wil dat, minder geld verdienen?

Belang goed digitaal archief

Aldus bezien lijkt de software van KennisMeester – waarmee advocatenkantoren (maar ook notarissen en nog andere beroepsgroepen) hun ervaring en kennis snel kunnen archiveren en vervolgens weer kunnen doorzoeken – niet zo’n slimme investering. Maar dat is het natuurlijk wel. Slechts weinig advocaten zijn zo snood dat ze er bewust naar streven zo veel mogelijk uren weg te schrijven. De meesten stellen het belang van de klant centraal en willen vooral goed werk leveren. Maar er is iets anders gaande, meer structureel: de facturering per uur is aan het verdwijnen en maakt stapsgewijs plaats voor tarieven per klus. En dan is niet alleen het belang van de kant gediend met KennisMeester, maar ook de dienstdoende advocaat. Want hoe sneller de zaak is afgehandeld, hoe meer hij of zij per uur verdient.

Knuppel in hoenderhok

Iedereen in de advocatuur weet ervan of heeft er iets van opgevangen: vaste vergoedingen zijn bezig met een opmars. Maar is dat vooral een gerucht? Is de vaste vergoeding per opdracht iets incidenteels? En zo niet, hoe zit het dan met het belang van de klant? Heeft die wel baat bij het streven van een advocaat om snel te werken? Daarover hebben we sinds kort harde cijfers. Een artikel in het januarinummer van ECB Marktordening van Sander Onderstal, Flóra Felsö en Jo Seldeslachts, geeft in de titel al aan wat er speelt: Klant advocaat wil geen uurtarief. Van de 319 onderzochte advocatenkantoren geeft 90 procent op hun site aan uitsluitend met uurtarieven te werken. En van de klanten prefereert meer dan 80 procent een vast bedrag. Dat laatste is een nieuw gegeven. De voorkeur onder klanten voor fixed fee bestond misschien al een tijd, nu is voor het duidelijk in welke mate.

De onderzoekers baseren zich op de gegevens van XS2Justice Network, een bedrijf in Leiden dat klanten helpt de juiste advocaat voor hun probleem te vinden. Voor particulieren en het MKB is XS2Justice Network tot nu toe de enige bemiddelaar in Nederland. Hun werk bestaat uit het helder krijgen van de opdracht – hoe meer duidelijkheid, hoe hoger de kans om de juiste advocaat te vinden – en hoe beter de offertes, pakweg vijf per casus. De klant mag daaruit kiezen, waarbij de namen van de advocaten en kantoren nooit worden genoemd – wel waar ze zitten, hoeveel ze vragen en, waar het hier om gaat, of dat per uur is of fixed fee. Vaak biedt een kantoor beide aan. Uit de gemaakte keuzes blijkt niet alleen dat klanten een sterke voorkeur hebben voor fixed fee, maar ook dat ze over de resultaten van fixed fee even tevreden zijn als anderen die voor uurtarieven kozen. En dat laatste is dus de knuppel in het hoenderhok van de advocatuur. Want zoals de auteurs van het ECB Marktordening-stuk schrijven: ‘Het meest gebruikte argument is dat een dienstverlener die op basis van uurtarief werkt, geprikkeld is om voldoende tijd in een zaak te steken. Een vast tarief zou de dienstverleners juist aanzetten de kantjes eraf te lopen.’ Als dat laatste al zo is, blijkt er niets van wanneer je klanten vraagt naar hun tevredenheid.

Tegenstrijdigheid?
In het voorgaande lijkt een tegenstrijdigheid te zitten: advocatenkantoren die offertes uitbrengen geven vaak ook een fixed fee tarief, terwijl 90 procent van alle kantoren op hun site schrijft dat ze alleen met uurtarieven werken. Rob Van Rooij van XS2Justice Network verduidelijkt: “Wij dringen er altijd op aan dat kantoren de fixed fee optie in de offerte meenemen, vaak naast een uurtarief. Wat helpt is dat advocaten weten dat ze met fixed fee makkelijk opdrachten kunnen aantrekken. Voor hun vaste klanten blijven ze uurtarieven berekenen, maar bij het aantrekken van nieuwe klanten werkt fixed fee beter. Waarom zou ik als advocaat vrijwillig met fixed fee gaan werken als ik daarmee mijn vrijheid verlies om – met het oog op kwaliteit en meer aandacht voor de klant – meer uren te maken wanneer ik tijd over heb?”

Alles grijpt ineens ineen…
En daarmee grijpt ineens alles ineen: een advocaat die ervaring heeft met een bepaald soort zaak kan snel en goed werken. Fixed fee vindt hij of zij geen probleem want dankzij die ervaring is er van meet af aan goed zicht op het aantal uren. Een advocaat die een vast bedrag heeft afgesproken zal er ook alles aan doen om een procedure of mediatie niet te laten escaleren, iets wat bij facturering op uurbasis juist verleidelijk kan zijn. Nu iets meer over de ervaring die zo centraal staat bij effectief met fixed fee werken. Soms is die heel specifiek. Wat XS2Justice Network doet voor het MKB doet Legal BenchMarket in Den Haag voor multinationals. Daar zocht een klant ooit een kantoor dat kon helpen bij het opzetten van tien tankstations in Polen. Er kwamen offertes variërend van EUR 15.500 – 435.000, alle dus fixed fee. Die laagste bieder kreeg de opdracht: ze hadden een jaar eerder voor een hamburgerketen alle contracten en documenten gemaakt. Andere kantoren moesten alle contracten opstellen (of deden alsof). Het werk beperkte zich tot het veranderen van de namen van partijen in de contracten die hun nut al hadden bewezen.

Voor Jan-Carel Redelé van KennisMeester is het allemaal geen verrassing: het onderzoek van ECB Marktordening biedt een feitelijke onderbouwing van de grondslag van zijn bedrijf. Redelé: ‘Een efficiënte ordening en ontsluiting van eerder opgedane ervaring, levert een win-win situatie op voor advocaat en klant. De klant betaalt minder en de advocaat haalt makkelijk opdrachten binnen.’ En dus zou je verwachten dat veel advocatenkantoren nu, met de toenemende vraag naar fixed fee, inzetten op de opslag, ordening en ontsluiting van hun ervaring zodat ze die optimaal kunnen benutten bij nieuwe zaken. Maar daar valt nog een wereld te winnen. Redelé: ‘Met mijn systeem gaan advocaten efficiënter werken, maar willen ze dat? De meesten willen nog steeds zoveel mogelijk uren schrijven. Stel: er was een programma waarmee je in één keer een conclusie van antwoord kunt schrijven. Daar kun je geen tweeduizend euro voor vragen. Advocaten willen in de eerste plaats goed werken, niet sneller zoals steeds meer klanten willen. Dat is een dilemma, dat ertoe leidt dat je steeds meer vaste tarieven krijgt. En dan is een goede database interessant!’

 

Voor meer informatie over KennisMeester, neem contact op via info (at) kennismeester.nl of bel met 085 – 877 17 83.