Kennisdeling voor notarissen 2.0

KennisMeester bedient niet alleen advocaten maar levert inmiddels ook aan notarissen de middelen om kennis met elkaar te delen.

Maar welke kennis? Met wie? En welke kennis willen notarissen liever niet delen met wie dan ook? De antwoorden zijn op te tekenen bij Nico Notarissen, een landelijk netwerk van 17 zelfstandige kantoren met in totaal 200 juristen. Dat is zeldzaam, normaal staat een notariskantoor op zich. Sinds de oprichting in 1999 werken de kantoren samen, bijvoorbeeld bij hun interne organisatie. Ze beleggen congressen en organiseren verdiepende opleidingen voor hun personeel. Maar vakmatige kennis delen ze pas sinds een half jaar, toen ze KennisMeester aanschaften en in werking stelden.

Waar gaat het in de praktijk over?
Contracten, overeenkomsten, aktes – notarissen produceren ze dagelijks. Afhankelijk van wat de klant precies wil, worden de teksten in de akten opgenomen. Uiteraard werkt elk notariskantoor met eigen modellen die een basis van een akte vormen. Deze modellen worden vervolgens bewerkt en aangevuld met specifieke passages en teksten. Het opwaarderen van een model tot een goed eindproduct, klaar om te signeren, is soms snel gedaan, maar vaak moeten er ongebruikelijke passages worden toegevoegd die de dienstdoende notaris niet even uit het systeem kan vissen. Hij of zij zal creatief en juridisch verantwoord aan de slag moeten.

De vraag is vervolgens of het zin heeft die bijzondere bepalingen te bewaren voor als zoiets zich nog eens voor doet. Computergeheugens zijn groot genoeg, maar dan hebben we het over de documenten van één notaris. Zou het niet interessanter zijn alle notarissen op je kantoor toegang te geven tot die zogeheten exoten? Ja, besloot Nico Notarissen, en ze gingen nog een stap verder door niet alleen kennis en ervaring te delen binnen de eigen kantoren maar ook tussen de kantoren onderling. Dat gaat dus via KennisMeester.

Botsend eigenbelang
Saskia van Egmond zit in het dagelijks bestuur van Van Putten van Apeldoorn, één van de Nico kantoren. Ze is onder meer belast met de implementatie van KennisMeester. Het idee om alle modellen van haar kantoor, plus de standaardmodellen van de zestien andere Nico kantoren in KennisMeester te stoppen, lijkt haar minder zinvol. “Dat kan uitlopen op een chaos. Een zoekactie levert dan minimaal honderd hits op. We hebben het er recent over gehad en we hebben besloten ons te beperken tot de exoten, dus wat in een akte staat en wat niet standaard is – denk aan een bijzonder voorkeursrecht bij de verkoop van een huis.”

Die teksten gaan dan in de oorspronkelijke vorm het systeem in, alleen de namen worden verwijderd door middel van de anonimiseringstool dat onderdeel is van KennisMeester. Middels de anonimiseringstool wordt de tijdsinvestering om de teksten in KennisMeester te zetten verminderd en de spreekwoordelijke drempel verlaagd. Van Egmond: “Hoe meer handmatige acties verricht moeten worden alvorens iets in het systeem te zetten, hoe minder genegen men zal zijn dat te doen.”

Een tweede drempel dat eventueel op kan spelen bij iedere overdracht van informatie is dat het eigenbelang botst met het belang van het kantoor. What’s in for me? zou een notaris zich af kunnen vragen. Hij heeft hard gewerkt om een tekst goed te krijgen en dan gaat een ander er straks goede sier mee maken… Denk ook aan specialismen. Een notaris heeft veel ervaring met erfdienstbaarheden en trekt daardoor klanten aan die hun recht van overpad feilloos willen hebben vastgelegd. Waarom zou die notaris zijn expertise in de vorm van passages uit aktes openbaar maken voor zijn conculega’s?

Het zijn vragen die zichzelf bijna beantwoorden, totdat je het perspectief omdraait en het belang en het bedrijfsresultaat van het hele kantoor of, bij Nico Notarissen, het hele netwerk centraal stelt. Van Egmond: “What’s in for me? Kennis delen, krijgen en geven! Als niemand het doet heb je niets en als iedereen het doet kun je dingen van elkaar gebruiken.”

Cultuuromslag
Bij de software levert KennisMeester een KennisCoach: iemand die de kantoren van Nico Notarissen afgaat en om de notarissen duidelijk te maken dat ze per saldo beter af zijn als ze hun teksten in het systeem zetten. Dat begint met een groepsbijeenkomst, daarna voert de KennisCoach een-op-een gesprekken. Naast de KennisCoach heeft ieder kantoor iemand uit eigen gelederen aangewezen die eindverantwoordelijk is voor KennisMeester en die helpt bij het plaatsen van en het zoeken naar teksten.

Bij Nico Notarissen is de omslag groot, maar nog niet voltooid. Vóór de implementatie van KennisMeester kwam het maar sporadisch voor dat notarissen van verschillende kantoren contact met elkaar hadden over de inhoud van hun stukken. Dus om nu alles te delen is even wennen. Frank Peeters van KennisMeester: “Hoe zorg je nu voor die cultuuromslag? Centraal in de organisatie is al lang helder: hoe meer kennis je met elkaar deelt, hoe rijker je wordt en hoe beter je dienstverlening. Maar hoe zorg je dat het individu zijn eigenbelang ondergeschikt maakt aan het algemeen belang?”

De aanjagersrol van de KennisCoach kwam al ter sprake. Die onderzoekt waar de drempels liggen. Bij een sectie? Bij een persoon? Is het de cultuur, waar angst regeert? Peeters: “We hebben onder onze klanten een advocatenkantoor waar de hele cultuur het probleem was en onze KennisCoach heeft daar veel werk verricht. Je werkt bij hetzelfde bedrijf en de winst wordt verdeeld. Hoe hoger de kwaliteit hoe hoger de winst.”

Win-win
KennisMeester werkt ook binnen één notariskantoor. Maar als daar één notaris werkt valt er niets te delen. Zijn het er twee of drie, dan delen ze veel in de dagelijkse omgang, tijdens de lunch en zo. Echt grote notariskantoren zijn schaars, advocatenkantoren tellen gemiddeld veel meer juristen dan notarissen. Het multiplier effect van het delen van kennis gedijt vaak bij omvang, en dat hebben de kantoren van Nico Notarissen goed begrepen. In veel opzichten vormen ze samen één, ongebruikelijk groot, landelijk notariskantoor met alle schaalvoordelen die daarbij horen, van het inkopen van kantoorspullen en software tot het organiseren van trainingen. Dankzij KennisMeester poolen ze nu ook een deel van hun expertise – zonder dat wie dan ook erop achteruit gaat.