Praktijkcasus Dommerholt

Het eerste begin

Het efficiënt inrichten van de ‘interne knowhow’ stond bij Dommerholt Advocaten al jaren bovenaan de agenda. Binnen Dommerholt Advocaten, een full-service advocatenkantoor met 45 advocaten verdeeld over 5 vestigingen in Noordoost Nederland, is er enorm veel kennis aanwezig bij de advocaten, maar deze kennis was niet goed toegankelijkheid voor de hele organisatie. Natuurlijk zijn er wekelijks jurisprudentie-overleggen en wordt er ‘informeel’ veel kennis gedeeld, maar het digitaal delen van de kennis ging met name via de mail waardoor er veel kennis niet toegankelijk was voor de hele organisatie. “We konden hierin nog een forse verbetering bereiken” waren de duidelijke woorden van Marnix van Daal, partner van Dommerholt Advocaten.

Samen met KennisMeester heeft Dommerholt het aangedurfd om ‘the next step’ te zetten om zo meer structuur te krijgen in het managen van de kennis, de interne communicatie te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat kennis en informatie eenvoudig toegankelijk gaat worden via één kennisplatform.

Het proces

Na het formeren van een gevarieerde stuurgroep zijn er diverse strategische sessies belegd, waaronder één met Vera Lettinga, KennisCoach van KennisMeester. Naar aanleiding van deze sessies werden beide partijen met huiswerk naar huis gestuurd. Er werd een inventarisatie gemaakt van welke kennis er is, waar deze kennis zich bevindt en welke kennis er toegevoegd gaat worden aan de kennisbank. Hiernaast ging Dommerholt intern op zoek naar een aanjager, iemand die uiteindelijk verantwoordelijk gaat zijn voor KennisMeester en erop gaat toezien dat KennisMeester blijvend gevuld gaat worden. Hierbij zijn ze uitgekomen bij Anetta Volkerink, een ervaren advocaat en werkzaam op de vestiging in Apeldoorn. Anetta zag gelijk de voordelen van KennisMeester: “We hebben te maken met steeds meer spoedklussen. Klanten willen het liefst dat de vraag gisteren wordt beantwoord. Hierdoor wordt het steeds belangrijk om snel de kennis te vinden die je nodig hebt en via KennisMeester kan dat”. Naast de aanjager zijn er ook afspraken gemaakt over de verantwoordelijken per sectie.

Uiteraard was er ook huiswerk voor KennisMeester om het KennisPlatform op maat in te richten met specifieke widgets als nieuws, publicaties, blogs, modellen, het kantoorhandboek, verjaardagen en evenementen. Ook werden de sub-platformen ingericht en de meta-data, de vlaggetjes die toegekend kunnen worden aan documenten, aangepast. Tot slot zijn er mogelijkheden ontwikkeld om ervoor te zorgen dat KennisMeester op de lokale server van Dommerholt Advocaten kon draaien en is Rechtsorde geïntegreerd.

Nadat de afspraken intern duidelijk waren en het KennisPlatform klaar was voor gebruik, is het systeem begin 2017 live gegaan.

Benieuwd naar de ervaringen? Wij brengen u natuurlijk graag in contact met onze contactpersonen.