Tag Archives: kennisbank

Hoe zoeken naar kennis, zoeken naar kenners wordt

door Roel Tinneveld van KennisMeester

Voor kennisintensieve organisaties is kennis de grondstof en vaak ook het eindproduct. Het managen van het kennisproces staat daarom ook vaak hoog bovenaan de agenda’s van de verschillende managementteams. Met name het delen van kennis wordt aangemerkt als het cruciale belang om de organisatie naar een hoger plan te tillen. Echter, hier stokt het vaak. Op organisatieniveau is het delen van kennis een investering in de toekomst en levert het geen direct besparing op. Hierdoor vervallen organisaties met goede bedoelingen om actief kennis te delen vaak weer in de waan van de dag en worden zaken opgepakt die direct leiden tot declarabele uren of direct winst. Daarnaast denken veel medewerkers nog steeds: “Mijn specialistische kennis is mijn bestaansrecht. Na vele jaren van hard werken is mijn kennis mijn macht geworden, waarom zou ik het gaan delen? What’s in it for me?”.

Belang organisatie versus eigen belang

Door een diversiteit aan veranderingen wordt de druk steeds groter om klanten steeds gerichter en efficiënter te bedienen. Daarnaast worden er steeds hogere eisen gesteld voor wat betreft het resultaat en de kwaliteit van het werk. Kortom, we willen meer werk afgeleverd zien in hogere kwaliteit, maar bij voorkeur met de inzet van evenveel of zelfs minder medewerkers. Dit schept de noodzaak om de kennis van de medewerkers zoveel mogelijk vast te leggen en om het gebruik van kennis effectief in te zetten over de grenzen van secties/afdelingen en vestigingen heen. Vanuit deze gedachte is het belang voor organisatie helder om efficiënt kennis te delen en ‘iets aan kennismanagement te gaan doen’. Dit zorgt namelijk voor klantenbehoud en werven door een sterk imago, aantrekkelijke werkgever en tevreden personeel door het sterke imago, tijdwinst, efficiëntie en een sterke concurrentiepositie.

De praktijk is echter weerbarstig en vaak komt het delen van kennis moeilijk van de grond. Het aanschaffen en inrichten van een sociaal intranet en kennissysteem is een belangrijke voorwaarde, maar is geen garantie voor succes. In veel gevallen ontbreekt namelijk een zeer belangrijke motivator om actief kennis te gaan delen, een herkenbaar persoonlijk voordeel!

Personal Branding

Medewerkers met veel specialistische kennis, de kenners, willen zich graag profileren binnen een organisatie. Vaak is de kenner trots op wat hij weet, maar even zo vaak weten de diverse collega’s van andere afdelingen en/of secties niet waar de kenner zo goed in is en hoe ze hem kunnen vinden. Het bekende wieltje wordt hierdoor te vaak opnieuw uitgevonden. Cruciaal hierin is dus het faciliteren van de kenner als merk, kortom het faciliteren van personal branding.

Voor de kenner is het van belang om zichzelf te onderscheiden van anderen en dit ook uit te dragen. De ‘personal brand’ komt tot uiting in datgene wie de kenner is en waar hij goed in is, hetgeen hij vervolgens communiceert. Met personal branding kunnen kenners zich onderscheiden en profileren en wordt de kans vergroot dat anderen de kenner herinnert in het geval er interessante vraagstukken binnen komen op het gebied van de kenner. Ook voor de organisatie werkt personal branding goed. Personal branding zorgt voor gemotiveerde kenners die kennis willen delen wat uiteindelijk weer leidt tot betere resultaten voor de organisatie. De kwaliteit van de mensen bepaalt natuurlijk de kwaliteit van de organisatie.

Het nieuwe vinden

Het faciliteren van de ‘personal brand’ speelt hierbij dus een belangrijke rol. KennisMeester lost dit op door het bieden van een kennisplatform waarin niet alleen op zoek gegaan kan worden naar kennisdocumenten, maar ook naar kenners. Voor kenners is het via twee muisklikken mogelijk om zijn kennis, in de vorm van publicaties of blogs, te kunnen uploaden in het systeem en meta-data vlaggetjes daaraan te koppelen. KennisMeester toont vervolgens per onderwerp de kenner waardoor hij of zij heel snel gevonden kan worden via de zoekbalk. Bij het gevonden document kan er gelijk contact worden opgenomen met de kenner, waardoor er via ‘story-telling’ de ervaringen gedeeld kunnen worden hoe de kenner tot het document is gekomen.

Kortom, een echte win-win situatie. Specialisten krijgen de mogelijkheid om zich te tonen als echte kenner op hun vakgebied. Hij krijgt waardering voor zijn werk en is bereid om deze kennis te blijven delen. De organisatie is verzekerd van een actuele kennisbank met documenten die onderhouden worden door de specialisten. ‘What’s in it for me’ wordt dan daadwerkelijk ‘That’s in it for me’!